Maires sortants - Maires élus, pensez à vos archives !

Dévastée par le coronavirus, la France vit une situation inédite, impactant considérablement le quotidien de ses citoyens. En quelques semaines, le Covid-19 a causé la mort de plusieurs milliers de personnes partout dans le monde depuis son apparition en Chine. Pour limiter la propagation du virus et éviter le désastre sanitaire, le Gouvernement a pris plusieurs mesures occasionnant des bouleversements socio-économiques mais aussi politiques.

L’une des conséquences est la décision de reporter le second tour des élections municipales au mois de juin 2020.

Cependant, cette situation ne dédouane pas les Maires sortants et les Maires élus de leurs responsabilités et obligations légales à l’égard des archives communales.

Il convient de rappeler que :

• La commune est propriétaire des archives produites et/ou reçues dans le cadre de son fonctionnement (art. L. 212-6-1 du Code du patrimoine).
• Il s’agit d’archives publiques (art. L 211-4 Code du patrimoine)
• Le Maire est le garant de leur conservation et accessibilité. Il est responsable civilement et pénalement de l’ensemble des archives conservées (art. L. 214-3 du Code du patrimoine et art. 432-15 du Code pénal).
• La gestion et la conservation des archives font partie des dépenses obligatoires (art. L. 2321-2 du Code général des collectivités territoriales).
• Au moment des élections le Maire sortant et le Maire entrant doivent contresigner le procès-verbal de récolement. Il s’agit d’un document de décharge et de prise en charge des archives de la commune à chaque changement de maire.
• Les Archives départementales exerçant le contrôle scientifique et technique sur les communes et les intercommunalités, ont le droit d’exercer des inspections et contrôles sur l’ensemble du cycle de vie des archives : classement, communication, conservation, élimination etc. (art. L212-10 modifié par la loi du 15 juillet 2008, art.10 du Code du patrimoine).

La période de confinement laisse le temps aux Maires de prendre connaissance de leurs obligations légales mais aussi de dresser le procès-verbal de récolement listant sommairement les documents conservés.