Externalisation d'archives privées

Organisme de droit privé (société, association..), vous êtes confrontés à des problématiques de conservation d'archives et de gestion documentaire ?

Charge de travail supplémentaire, le stockage et la gestion des archives représentent des contraintes quotidiennes pour les entreprises, les associations, les professions libérales, les professions juridiques etc. Confronté principalement au manque de place, à l’absence de personnel qualifié et aux mauvaises conditions de stockage vous pouvez faire appel au CADN, professionnel de l’archivage et de la numérisation. Notre solution vous permet également de vous mettre en conformité avec la RGPD pour l'accès aux informations personnelles contenues dans vos archives.

Après un premier contact le personnel qualifié de CADN se déplacera pour analyser vos procédures d’archivage et établir un état des lieux. Dans les jours qui suivent vous recevez un devis détaillant votre solution adaptée. A la validation du devis le CADN procédera à l’exécution des prestations :

Etape n° 1    Prise en charge et transfert de votre fonds documentaire

L’enlèvement et le transport des documents sont réalisés en toute sécurité à l’aide de matériel adapté. La flotte de CADN est composée de véhicules récents pour le transfert d’archives, géolocalisables à tout moment.
 

Etape n° 2    Traitement matériel et intellectuel de vos archives

Pour réaliser le tri et déterminer quels sont les documents à conserver, il est indispensable de prendre en compte la théorie des trois âges : notion fondamentale sur laquelle repose l’archivistique contemporaine, et qui fait passer tout document par trois périodes, courante, intermédiaire et définitive.

• Les archives courantes sont les dossiers en cours d’élaboration et de traitement, conservées dans les bureaux.
• Les archives intermédiaires sont les dossiers clos, le service peut être amené à les consulter. A conserver jusqu’au terme de leur durée d’utilité administrative.
• Les archives définitives sont les dossiers clos ayant atteint sa durée d’utilité administrative, conservés pour leur intérêt administratif, juridique et/ou historique.

Le tri des archives est réalisé à la fin de la deuxième période. Il s’agit d’une opération basée sur les textes en vigueur, consistant à séparer les documents qui doivent être conservés de ceux qui sont voués à la destruction confidentielle.

Le classement est une opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives, réalisé en application du principe du respect des fonds.

Les archivistes procédent à l’élaboration d’un plan de classement suivant les fonds constitués. Il prendra en compte : le producteur, le service, le domaine, les thèmes, les typologies documentaires et les dates.

Outils indispensables à l’exploitation du fonds les inventaires informatiques sont rédigés directement dans le progiciel d’archives @uguste, accessibles immédiatement aux personnes habilitées depuis leur espace personnel.

La destruction des documents périmés, arrivés au terme de leur durée d’utilité administrative est réalisée de manière confidentielle et sécurisée.

Etape n° 3   Conservation dans un bâtiment sécurisé

Agréé par arrêté du Ministère de la Culture sur avis du Service interministériel des Archives de France, le site Bierne 1 de Centre d’archives du Nord, dispose des équipements nécessaires pour assurer le stockage de vos documents dans des conditions de conservation adaptées et en toute sécurité.
 

Etape n° 4  Gestion des archives déposées

En tant que client de CADN vous allez avoir accès à l’outil @uguste et aux différents services liés à la gestion des archives :

• Demande de dépôt d’archives / enlèvement de documents
• Demande de communication physique et/ou numérique de documents
• Demande de destruction confidentielle d’archives
• Demande de destructions confidentielle de documents
• etc.

Tenus par le secret professionnel au-delà de leur contrat de travail, les salariés de CADN sont amenés à trier, classer, inventorier, conditionner, détruire…toutes typologies documentaires : bulletins de paie, factures fournisseurs, factures comptables, rapports, conventions, contrats de travail, jugements, dossiers médicaux, dossiers clients, dossiers commerciaux, études, analyses, documents techniques etc.

Le CADN met en œuvre des solutions d’externalisation, de conservation et de gestion documentaires respectant les règles et les pratiques archivistiques. Les archivistes professionnels de CADN interviennent sur le territoire national : Lille, Paris, Lyon, Orléans, Nantes, Arras, Dunkerque, Valenciennes, Calais, Marseille, Péronne, Douai, Strasbourg, Villeneuve-d'Ascq, Roubaix, Tourcoing, Béthune, Cambrai, Saint-Quentin, Amiens, Beauvais...

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